Knowledge Management

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Selama berabad-abad organisasi telah mengelola knowledge, tetapi yang paling diminati adalah dalam digitzing business enterprises dan penerapan knowledge dalam bisnis proses pada tahun 1993. Di tahun ini, cover story Business Week pada virtual corporations (Byrne, 1993) menggembar-gemborkan munculnya model baru dari business enterprise. Model dari business enterprise yang baru tersebut sangat diharapkan dapat memungkinkan untuk menyampaikan apapun, kapanpun dan dimanapun kepada customer yang potensial. Dapat terealisasikan dengan mendistribusikan kapabilitas hubungan secara digital melalui ikatan secara organisasi dan geographis. Selanjutnya, visi secara virtual, pendistribusian, dan digitalisasi business enterprise menjadi suatu kenyataan yang pragmatis dengan mainstream diadopsi dari internet dan web. Secara tidak sengaja distribusi dan digitalisasi dari enterprise business process dipercepat oleh adanya evolusi pada arsitektur teknologi melewati client-server ke internet dan web dan sekarang ini ke web services. Secara bersamaan, model software dan hardware telah berkembang menjadi integrates hosted services dan lebih jauh lagi kepada model utility computing dan pada demand computing (Greenemeier, 2003a, b; Hapgood, 2003; Sawhney, 2003; Thickins, 2003).

Jika ERP & MIS telah beroperasi dengan baik di internal institusi / perusahaan, e-Commerce menjadi sangat mungkin & feasible. E-commerce sebetulnya hanyalah menjadi perpanjangan tangan ERP & MIS yang kita miliki untuk dapat bertransaksi dengan institusi / perusahaan lain secara effisien. Tentunya isu yang ada di e-commerce akan berbeda dengan isu yang ada di ERP & MIS yang sifatnya lebih internal. Di e-commerce isu kepercayaan (trust) menjadi demikian penting jauh lebih penting dibandingkan isu effisiensi prosedur yang biasanya mendominasi ERP & MIS. Beberapa konsep dasar dikembangkan untuk menjamin trust tersebut, apakah itu berupa fasilitas keamanan di jaringan, penggunaan protokol seperti Secure Socket Layer (SSL). Ada pula yang sifatnya memberikan keabsahan / authentikasi akan seseorang / sebuah institusi / perusahaan, bisa tidak orang / institusi tersebut dipercaya – teknik ini yang kemudian dikenal sebagai Certificate Authority yang di Indonesia di kembangkan oleh indosign (mudah-mudahan tidak menjadi satu-satunya CA di Indonesia). Jadi jelas bahwa e-commerce di sini sebetulnya merupakan kepanjangan dari ERP & MIS khususnya untuk transaksi antar institusi.

Untuk dapat berkompetisi dengan baik dalam ekonomi yang muncul saat ini, penting sekali suatu perusahaan/organisasi untuk mengembangkan efektifitas knowledge processes yang dimilliki. Karena knowledge secara terus menerus telah menjadi kunci dari kesuksesan dan competitive advantage untuk setiap organisasi. Dimana competitive advantage diperoleh melalui suatu pengembangan dan implementasi dari kreativitas dan solusi bisnis yang tepat dengan menggunakan knowledge dan menggunakan knowledge yang baru terbentuk atau biasa dikenal dengan inovasi. Seperti issue yang berkembang di bawah ini :

"The business environment continues to change at a dramatically increasing pace. To thrive in this turbulent environment, we must confront the business need for relentless innovation and forge the future workforce culture."

Computer Magazine September 2001 Issue Knowledge process diterapkan melalui enterprise (strategic planning, decision making, marketing, hiring personnel). Setiap orang dalam suatu enterprise berpartisipasi dalam knowledge process. Knowledge manager membantu organisasi meningkatkan efektifitas dari knowledge process. Mengerti mengenai knowledge management process memberikan organisasi competitive advantages yang dari sisi segmen pasarnya. Knowledge management, chief knowledge officer,dan certified knowledge manager adalah tools yang perlu dikembangkan pada proses ini. Mengatur proses secara efektif dari penyebaran dan penggunaan secara aktif dari knowledge unuk membuat suatu organisasi menjadi sukses adalah Knowledge Management (KM). 1.2 Enterprise Resources Planning Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan aplikasi yang mampu mengintegrasikan berbagai bagian berdasarkan proses bisnis yang dikehendaki. Tujuan ERP adalah terciptanya optimalisasi pengelolaan sumber daya yang dimiliki pemerintah seperti informasi, biaya, tenega kerja, material, bahan baku, dll. Sedangkan proses bisnis yang dimaksud adalah proses pengadaan, penyimpanan, distribusi, pemasaran, perencanaan dan lain sebagainya. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. ERP program adalah software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur informasi dalam setiap bagian dari bisnisnya dan membantu mengatur bisnis proses perusahaan menggunakan database dan management reporting tools. ERP software mendukung operasi yang efisien dari bisnis proses dengan mengintegrasikan seluruh aktifitas pada suatu bisnis. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. ERP system dapat mengintegrasikan suatu operasi perusahaan dengan menyediakan lingkungan dengan menyediakan suatu company-wide computing environment, termasuk didalamnya single database yang terbagi oleh seluruh fungsi dan dapat memberikan data yang konsisten kepada seluruh fungsi bisnis secara real time. Dan dapat mengurangi biaya serta menaikkan efisiensi operasional. Karena beberapa alas an, banyak perusahaan yang hanya menerapkan beberapa modul pada ERP system. Dimana dalam suatu system informasi termasuk didalamnya itu adalah computer, manusia, prosedur dan software. Beberapa modul yang digunakan diantaranya adalah : 1. Modul Operasi General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management. 2. Modul Finansial dan Akunting General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling. 3. Modul Sumber Daya Manusia Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management BAB II KNOWLEDGE MANAGEMENT 2.1 DEFINISI KNOWLEDGE MANAGEMENT Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah sebuah konsep baru didunia bisnis. Konsep ini berkembang pesar terutama sejak tahun 2000-an. Tujuan penerapan konsep ini adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Manajemen pengetahuan digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan pekerja untuk mempertahankan proses kerja, menanamkan budaya berbagai pengetahuan dan mengimplementasikan sistem penghargaan berbasis kinerja. Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Terdapat beberapa definisi mengenai Knowledge Management menurut beberapa pendapat para ahli. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan. Menurut definisi www.worldIQ.com , knowledge management berasal dari kata knowledge dan management. Dimana arti kata dari knowledge dan management itu sendiri adalah : • Knowledge is a justified true belief (a philosophical definition) • Knowledge is the awareness and understanding of facts, truths or information gained in the form of experience or learning. • Management is a process of planning and controlling the performance or execution of any type of activity, such as: a project or a process. Secara terminologi, knowledge management berarti sebuah proses perencanaan dan pengontrolan kinerja aktivitas tentang pembentukan proses pengetahuan. Definisi yang lebih lengkap tentang knowledge management, menurut Gupta (2000) : “A process that helps organizations find, select, disseminate, and transfer important information and expertise necessary for activities such as problem solving, dynamic learning, strategic planning and decision making” Menurut Bhatt (2000) : “A process of knowledge creation, validation, presentation, distribution, and application” Menurut worldIQ.com : “Knowledge management is associated with the processes for the creation, dissemination, testing, integration, and utilization of knowledge within organizations” Menurut Jarvenspaa dan Maki (2001) : “Creation of new knowledge, knowledge sharing and diffusion, and tools and methods to promote them” Maka secara umum, knowledge management adalah sebuah proses yang mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan dan pengalaman. Dengan konsep tersebut, berarti ada perbedaan untuk data, informasi dan pengetahuan. 2.2 KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT Sebenarnya istilah Knowledge Manegement itu tidak sesuai. Karena definisi Knowledge diperoleh dari pengalaman. Sebagian knowledge itu adalah tacit di dalam kepala manusia, maka dari itu knowledge kebanyakan tidak bisa diatur. Yang dapat diatur adalah suatu proses knowledge organisasi. Knowledge process diterapkan melalui enterprise (strategic planning, decision making, marketing, hiring personnel). Setiap orang dalam suatu enterprise berpartisipasi dalam knowledge process. Knowledge manager membantu organisasi meningkatkan efektifitas dari knowledge process. Beberapa ahli mengembangkan model tiga fase Knowledge life cycle (gambar 2), dimana tiga fase tersebut adalah : 1. Acquire information and unverified knowledge. 2. Produce new, validated knowledge from the acquired information and unverified knowledge. 3. Integrate the new knowledge into the organization for improved effectiveness. Menurut Finerty (1997), knowledge management memiliki ruang ringkup dua lapisan. Lapisan pertama adalah proses (process) meliputi utilization, storing, acquisition, distribution/sharing dan creation. Lapisan kedua meliputi structure, technology, measurement, organizational design, leadership dan culture. Kedua lapisan tersebut terintegrasi membentuk ruang lingkup knowledge management. Pengetahuan yang menjadi objek dalam knowledge management terbagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang ada dalam kepala manusia. Tacit knowledge bersifat personal, prosedural, kacau, soft (lunak), tersimpan di otak, informal dan biasanya tentang kecakapan atau ketrampilan. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) : “Tacit knowledge is highly personal and hard to formalized. Subjectiveinsights, intuitions and hunches fall into this categoy of knowledge” Explicit knowledge adalah pengetahuan manusia yang berada diluar kepala. Bentuk explicit knowledge, antara lain dokumen, buku, jurnal dan lain-lain. Sifat dari explicit knowledge adalah tercetak dalam kode-kode, deklaratif, formal dan hard (keras), Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) : “Explicit knowledge can be expressed in words and numbers and can easily communicated and shared in the form of hard data, scientific formula, codified procedures and universal principles” Dalam pengembangan pengetahuan, terjadi proses transfer pengetahuan. Proses ini terangkum dalam sebuah model (Gambar 4). Menurut SECI Model, terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization. Socialization adalah proses transfer informasi diantara orang-orang dengan cara conversasi/percakapan. Dalam hal ini terjadi transfer dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, merangkum buku. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Misalnya, guru mengajar didalam kelas. Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang. BAB III REAL TIME ENTERPRISE : THE NEW KNOWLEDGE MANAGEMENT 3.1 PROSES KNOWLEDGE MANAGEMENT Knowledge Management (KM) adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Sangat berbeda dengan dengan konsep e-commerce yang hari-hari ini sedang booming dan banyak di minati oleh orang banyak. Berbeda dengan konsep-konsep effisiensi prosedur, knowledge management di fokuskan untuk menjadi seseorang / sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya. Isu utama di knowledge management adalah competitiveness. Competitiveness tersebut di peroleh dengan cara mengelola pengetahuan yang kita miliki dengan baik dan effisien. "Knowledge management is more of a strategy supported by technology that can show a quantifiable, and sometimes substantial, return on investment." From The Knowledge Management Payback by Greg MacSweeney Kunci dari competitive advantage adalah Knowledge Management, dimana sinergi dicapai oleh integrasi yang efektif 3.2 REAL TIME ENTERPRISE : THE NEW KNOWLEDGE MANAGEMENT Enterprise knowledge management (KM) systems seharusnya menaikkan produktifitas dari knowledge pekerja, memberikan penghematan terhadap perusahaan. Selain itu KM juga telah memudahkan untuk mendapatkan informasi dan memudahkan user untuk mengupload dokumen terbaru. Real Time Enterprise (RTE) didasarkan kepada pemikiran untuk getting the right information to the right people at the right time (Gartner, Inc., 2002) in "real time", i.e. without latency or delay (cf., Lindorff, 2002; Lindquist, 2003; Margulius, 2002; Meyer, 2002; Siegele, 2002; Stewart, 2000). RTE memungkinkan untuk mendapatkan keputusan yang cepat dan lebih baik dan meningkatkan ketangkasan serta kemampuan beradaptasi. RTE memungkinkan untuk mewakili knowledge di masa yang akan dating pada business process : dimana organisasi digital berinteraksi dengan menaikkan dan memburu kecepatan dan hasil “event” yang spesifik dalam suatu real-time “resoponse”. Sebagai contoh, bisnis seperti Gillette dan Wal-Mart berusaha untuk meminimalisasi keterlambatan diantara pesanan customer, pengiriman dan restocking dari inventory dengan bantuan dari radio-frequency detection (RFID) tags, dan juga dikenal sebagai smart tags (Cuneo, 2003). Teknologi RTE sebagai pendukung mengesankan bahwa teknologi ini dapat membantu perusahaan untuk belajar beradaptasi, berkembang, dan bertahan di dalam peningkatan perubahan lingkungan bisnis yang tidak pasti. Dasar pemikiran tersebut sepertinya tetap berdasarkan pada technology-push model dari KM dan mungkin mendapat keuntungan dari pengenalan strategy-pull model. RTE adalah suatu organisasi yang memungkinkan otomatisasi dari processes spanning different system, media dan enterprise boundaries. RTE memberikan real time information kepada karyawan, customers, suppliers, dan partner dan pengimplementasian proses untuk memastikan bahwa seluruh informasi adalah sedang beredar dan consistent melewati seluruh system, meminimalisasi penumpukan dan proses manual yang berhubungan dengan informasi. Untuk mencapainya, system untuk RTE harus “adaptable” terhadap perubahan dan menerima “change as the process”. Sebagai contoh kenaikan dari aliran bisnis proses yang seringkali berhubungan dengan teknologi informasi, termasuk didalamnya adalah (Gartner, Inc., 2002): · trading analytics: from 30 minutes to 5 seconds; · airline operations: from 20 minutes to 30 seconds; · call center inquires: from 8 hours to 10 seconds; · tracking finances: from 1 day to 5 minutes; · supply chain updates: from 1 day to 15 minutes; · phone activation: from 3 days to 1 hour; · document transfer: from 3 days to 45 seconds; · trade settlement: from 5 days to 1 day; and · build-to-order PCs: from 6 weeks to 1 day. Kontras diantara tiga pola dasar dari inputs-, processing-, and outputs menghasilkan pola KM seperti dijelaskan dalam Table I dan Table II. Salah satu konseptual dari KM telah diaplikasikan dalam bermacam-macam worldwide governmental dan praktisi perusahaan yang kemudian mendiskusikan untuk memotivasi diskusi selanjutnya terhadap RTE business model. BAB IV KESIMPULAN Saat ini, Knowledge Management telah dikenal luas dan dilakukan di beberapa organisasi,mungkin akan sangat berguna untuk sedikit melihat ke belakang dan mencoba untuk memberikan perspektif pada bagaimana dahulu dan subject yang baru saat ini berkembang, khususnya pada perkembangan spesifik yang dialami oleh Knowledge Management saat ini. Berbeda dengan konsep-konsep effisiensi prosedur, knowledge management di fokuskan untuk menjadi seseorang / sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya. Isu utama di knowledge management adalah competitiveness. Competitiveness tersebut di peroleh dengan cara mengelola pengetahuan yang kita miliki dengan baik dan effisien. Kunci dari competitive advantage adalah Knowledge Management, dimana sinergi dicapai oleh integrasi yang efektif antara manusia, process dan teknologi. RTE adalah suatu organisasi yang memungkinkan otomatisasi dari processes spanning different system, media dan enterprise boundaries. RTE memberikan real time information kepada karyawan, customers, suppliers, dan partner dan pengimplementasian proses untuk memastikan bahwa seluruh informasi adalah sedang beredar dan consistent melewati seluruh system, meminimalisasi penumpukan dan proses manual yang berhubungan dengan informasi. Untuk mencapainya, system untuk RTE harus “adaptable” terhadap perubahan dan menerima “change as the process”. Real Time Enterprise (RTE) didasarkan kepada pemikiran untuk getting the right information to the right people at the right time in "real time", i.e. without latency or delay.