Latar belakang
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Perkembangan teknologi informasi berpengaruh terhadap perkembangan suatu perusahaan termasuk di lembaga pemerintahan. Suatu lembaga memerlukan tools sebagai komunikasi dengan mengirimkan atau menerima informasi secara efisien dan efektif. Secara umum komunikasi antara departemen di dalam suatu lembaga (intern) maupun diantara lembaga pemerintahan (ekstern) dilakukan melalui penyerahan data dan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Hal ini pun terjadi pada salah satu lembaga pemerintah yaitu Mahkamah Agung. Untuk itu diperlukan keterbukaan Informasi di Pengadilan serta kemudahan akses pelayanan publik bagi para pencari keadilan (masyarakat) untuk memperoleh informasi dan layanan hukum (khususnya Peradilan Agama), yang akan berimplikasi pada pengembangan dan peningkatan kesadaran hukum masyarakat. Selain itu juga untuk media komunikasi kedinasan dengan satuan kerja maupun dengan departemen pemerintah lainnya.
Permasalahan yang timbul adalah bagaimana cara mengintegrasikan bagian-bagian tersebut secara konsep dan sistem agar menjadi jelas antara aktivitas, dan transfer data dengan benar. Kemudian bagaimana cara untuk mengimplementasikan ERP sehingga sesuai dengan keadaan riil dengan faktor-faktor yang ada.Melihat sangat pentingnya peranan ERP, maka kita perlu mengetahui penerapan ERP yang telah dilakukan oleh perusahaan (dalam tugas ini adalah lembaga government) sehingga akan lebih terlihat jelas fungsi ERP yang sebenarnya di lembaga government itu sendiri dan dapat digunakan sebagai pembanding dengan perusahan di bidang lain (seperti enterprise, trading, dan transportasi).
Sekilas Tentang ERP
ERP merupakan sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang effisien dan effektif dan sistim tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif.
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.
1. Modul OperasiGeneral Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Finansial dan AkuntingGeneral Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya ManusiaPersonnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Keuntungan penggunaan ERP :
1. Integrasi data keuanganUntuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses OperasiMenstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan InformasiMenstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
4. Keuntungan yg bisa diukura. Penurunan inventori b. Penurunan tenaga kerja secara total c. Peningkatan service level d. Peningkatan kontrol keuangan e. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Pengertian e- Government
e-Government, berdasarkan definisi The World Bank adalah penggunaan teknologi informasi oleh kantor pemerintah untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat, bisnis dan untuk menfasilitasi kerjasama antar institusi pemerintah. Dalam prakteknya, e-Government adalah penggunaan Internet untuk menyelenggarakan administrasi pemerintahan dan menyediakan layanan publik yang lebih baik sebaik bentuk pendekatan berorientasi pada layanan publik.
Berdasarkan definisi di atas, ada paling sedikit tiga bagian penting dalam aplikasi e-Government, yaitu :
1. e-Government menyediakan layanan dan menfasilitasi komunikasi antara pemerintah dan masyarakat (G2C - Government to Citizen),
2. antara pemerintah dengan sektor bisnis (G2B - Government to Business)
3. dan inter-pemerintah dan antar institusi pemerintah (G2G – Government to Government).
Metodologi Pengembangan
Metodologi Pengembangan e-Government Pengembangan e-government mengandung empat unsur utama yaitu visi, kendali, eksekusi dan dukungan. Keempat unsur saling terkait erat antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan satu kegiatan pengembangan yang utuh, digambarkan secara visual pada Gambar 1.
Dari Gambar 1 dapat dijabarkan bahwa Visi terdiri atas strategi, proses bisnis, organisasi dan sistem. Kendali dilakukan untuk memberikan jaminan keberhasilan dari setiap proses bisnis sesuai target yang ditetapkan (Quality Assurance - QA) yang bersifat lebih dari sekedar verifikasi, melebur di dalam proses dan tindakan setelah pemeriksaan. Eksekusi merupakan langkah pelaksanaan meliputi kegiatan studi implementasi, persiapan proyek, desain konseptual, desain rinsi & pembuatan prototype, realisasi dan dukungan setelah implementasi. Sedangkan dukungan merupakan dukungan pengembangan e-Government terutama menyangkut masalah koordinasi antar lembaga, bahan acuan, kebijakan serta regulasi dan standar pengembangan yang digunakan secara nasional.
Tujuan Pengembangan e-Government adalah
• pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang memiliki kualitas dan lingkup yang dapat memuaskan masyarakat luas serta dapat terjangkau di seluruh wilayah Indonesia pada setiap saat tidak dibatasi oleh sekat waktu dan dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat,
• pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan perkembangan perekonomian nasional dan memperkuat kemampuan menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional,
• pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembaga-lembaga negara serta penyediaan fasilitas dialog publik bagi masyarakat agar dapat berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara dan pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah dan pemerintah daerah otonom.
Manfaat dari sistem e-Goverment yaitu melibatkan penggunaan ICT untuk:
1. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para shareholdernya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal efisiensi dan efektivitas kinerja diberbagai kehidupan bernegara.
2. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintah dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance.
3. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang di keluarkan pemerintah maupun shareholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari.
4. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
5. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada.
6. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis.
Level Pengembangan e-Government terdiri dari penyediakan informasi, interaksi satu arah, misalnya dengan fasilitas mengunduh (download) formulir yang dibutuhkan, interaksi dua arah, misalnya dengan fasilitas pengumpulan formulir secara online, transaksi yang mempunyai arti layanan elektronik secara penuh, ditandai dengan adanya fasilitas pembuatan keputusan, penyerahan dan pembayaran proses secara online.
Pengembangan e-government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastukrtur utama, meliputi :
1. Suprastruktur e-government Yang memuat antara lain kepemimpinan manajemen lembaga (e-leadership), sumberdaya manusia dan peraturan di tingkat lembaga yang terkait dengan pengembangan e-government
2. Infrastuktur jaringan Yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan, yang lebih lanjut dapat dilihat pada panduan pembangunan infrastuktur portal Pemerintah
3. Infrastruktur informasi Yang memuat antara lain struktur data, format data, metode berbagi data dan sistem pengembangannya yang lebih lanjut dapat dilihat pada panduan sistem manajemen dokumen elektronik
4. Infrasturtur aplikasi Yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi antar muka, dan aplikasi back office yang lebih lanjut dapat dilihat pada panduan standar mutu, jangkauan layanan dan pengembangan aplikasi.
Seluruh infrastruktur tersebut akan dibangun dalam suatu kerangka berpikir yang utuh, yang selanjutnya dikembangkan menjadi cetak biru pengembangan e-government di setiap lembaga pemerintah.
Tahapan perkembangan implementasi e-Goverment di Indonesia dibagi menjadi 4 tahap yaitu: 1.Web presence (publish website daerah di internet)
2.Interaction (website daerah yang menyediakan fasilitas interaksi antara masyarakat dan pemerintah daerah)
3.Transaction (website daerah yang selain memiliki fasilitas interaksi dilengkapi dengan fasilitas transaksi pelayanan publik dari pemerintah)
4.Transformation (dimana website daerah sudah bertransformasi menjadi portal yang memiliki pelayanan G2G, G2B, G2C yang terintegrasi).
James A. O'Brien (2003) menyebut ada tiga buah dimensi yang berkaitan dengan kualitas informasi. Ketiga dimensi tersebut adalah
1. Dimensi waktu(time dimension) , yang meliputi
• Timeliness : Informasi harus tersedia saat diperlukan
• Currency : Informasi harus up-to-date pada saat disediakan
• Frequency : Informasi harus disediakan sesering mungkin
• Time Period : Informasi harus menyangkut perioda lalu, kini, dan besok
2.Dimensi Isi (content dimension) , yang meliputi
• Accuracy : Informasi harus terbebas dari kesalahan
• Relevance : Informasi harus terkait dengan kebutuhan informasi pengakses atau terkait dengan situasi tertentu
• Completeness : Seluruh informasi yang diperlukan harus disediakan
• Conciseness : Hanya informasi yang diperlukan yang disediakan
• Scope : Informasi memiliki skop luas/ sempit, dan berfokus pada internal/eksternal
• Performance : Informasi dapat menguak kinerja dengan mengukur aktivitas yang telah diselesaikan, perkembangan yang sudah dikerjakan, dan sumberdaya yang terlibat
3.Dimensi bentuk (form dimension), yang meliputi
• Clarity : Informasi yang disediakan dalam bentuk yang mudah dipahami
• Detail : Infomasi dapat disediakan dalam bentuk detail ataupun rangkuman
• Order : Informasi dapat disusun dalam urutan tertentu
• Presentation : Informasi dapat dipaparkan dalam bentuk narasi, numerik, grafik, ataupun betuk lain
• Media : Informasi dapat disediakan dalam bentuk kertas cetakan, dokumen, tayangan video, atau media lainnya.
Business Risk yang mungkin muncul pada sistem e-government meliputi
1. Kecurangan (fraud)
Kecurangan IT hampir sama dengan kecurangan pada umumnya. Kecurangan terjadi pada sistem yang mendukung transaksi bisnis (banking, ordering, e-commerce, dsb. -Pada saatnya nanti e-govt, e-commerce, dan e-university dapat saling berkomunikasi langsung-), atau sistem yang mewakili posisi bisnis (stock control, inventory, asset portfolio, financial accounting, dsb.). Yang lebih susah dideteksi adalah ’salami fraud’, misalnya koleksi secara sistematik dari tiap rekening di bank sebesar Rp 10,- per hari. Yang curang adalah manusia, komputer hanya alat.
2.Kesalahan (error) : Kesalahan dapat terjadi misalnya pemindahan oleh operator dari bentuk kertas/formulir ke bentuk entry digital. Selain itu kesalahan dapat berbentuk kesalahan jumlah pembayaran, kesalahan jasa/barang yang dikirim/diorder, kesalahan detail data konsumen/supplier, transaksi bisnis tidak terlaksana, terjadi transaksi ganda, entry data tidak benar/tidak lengkap, kesalahan prosesing, kesalahan output, dsb.
3.Kelambatan (delay): kelambatan dalam pembayaran/penerimaan uang, kelambatan dalam delivery/penerimaan barang/jasa. Ini dapat menyangkut contractual deadline sehingga dapat berakibat denda/penalty.
4.Interupsi layanan : ini merupakan resiko yang paling ditakuti di dunia bisnis yang berimplikasi pada kegagalan memenuhi tingkat layanan sesuai dengan ekspektasi konsumen, pemasok, karyawan, pemegang saham, regulator, dsb.
5.Publikasi Informasi Rahasia : Semua bisnis mempunyai informasi rahasia misalnya rahasia dagang, kekayaan intelektual,detail konsumen, informasi yang sensitif untuk financial market (misalnya take-over, merger), informasi yang mempunyai keunggulan kompetitif, informasi yang diatur oleh UU HAKI, posisi negosiasi, dsb.
6.Pencurian Kekayaan Intelektual : misalnya software code, dokumentasi dsb. yang terikat hak cipta dan paten.
7.Safety-Critical Dependence : kendali real-time terhadap process control misalnya sistem kendali pertahanan, pembangkit listrik, prosesing kimia, dsb. Untuk pemda, misalnya sistem sensor pencacah banyaknya bis yang masuk terminal, sensor pencacah banyaknya orang yang masuk obyek wisata, sistem presensi dengan sidik jari, dsb.
Beberapa tolok ukur yang digunakan untuk dapat menilai website pemerintah daerah adalah sebagai berikut:
1. Identitas Lembaga Berkaitan dengan kemampuan website menunjukkan profil, potensi, dan keunggulan lembaga atau daerah.
2. Desain Website Menyangkut hal–hal yang berkaitan dengan tampilan website dan sistem menu yang dipergunakan. Terdapat dua sub kriteria, yaitu : Navigasi dan Estetika.
3. Isi Website Isi website terdiri dari Content serta Produk atau Jasa yang ditawarkan oleh pemerintah daerah.
4. Fasilitas Website Yaitu searching, security, custumer service and support, contact information, dan investor information.
5. Fitur Website Berkaitan dengan kemampuan website untuk diatur tampilannya dan memiliki kegunaan sesuai dengan kebutuhan spesifik individu tertentu.
6. Uji Respons Merupakan respon langsung dari pengunjung website daerah tersebut. Pengunjung akan melakukan penilaian terhadap website mengenai tampilan, isi website tersebut, kemudahan dan kecepatan mengakses, keamanan, dan sebagainya.
Gambar 1.1Metodologi Pengembangan E-Government 